معمولا Microsoft Office‌ به خاطر برنامه‌های کاربردی اصلی آن یعنی Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access‌ مورد استفاده قرار می‌گیرد اما اگر از 2003 Office ‌استفاده می‌کنید، صرف‌نظر از نسخه انتشاری، ابزارهای مفید دیگری را می‌توانید از منوی Start ویندوز و در گروه Microsoft OfficeTools‌‌‌‌›‌‌Microsoft Office ‌بیابید.

اگر به هنگام نصب از تنظیمات پیش فرض Office ‌استفاده کنید، تمامی ‌8 یا 9 ابزار آن در منوی مذکور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشید که ابزار Microsoft OfficeAccess Snapshot Viewer‌ فقط در نسخه‌هایی نصب می‌شود که شامل Access‌ باشند. برخی از گزینه‌های موجود در این منو به برنامه‌هایی اشاره می‌کنند که روی هارددیسک قرار دارند و بقیه اقلام منو قبل ازاینکه برنامه مربوطه برای اولین بار اجرا شود، آن را نصب می‌کنند (بنابراین CD نصب Office را در دسترس قرار دهید یا از محل قرارگیری فایل‌های مربوطه روی شبکه آگاهی داشته باشید.) در این مقاله هر کدام از این ابزارها را به طور مختصر معرفی می‌کنیم. ‌

ابزار Microsoft Office Picture Manager ‌: ایـــــن برنامه بـا وجود امکانات ویرایشـــــی کمتر نسبت به برنامه Photo Editor‌ که با نسخه‌های قبلی Office‌ عرضه می‌شد، به خوبی جایگزین آن شده است. همان‌طور که از نام آن نیز پیداست، PictureManager‌ بیشتر برای مدیریت عکس‌هـا و تصاویر کاربرد دارد تا ویرایش آنها. در حقیقت این ابزار مشابه برخی از برنامه‌های مدیـریت آلبوم است که همراه اسکنرها و دوربین‌هـا عرضه می‌شـــــود و از قابلیت‌هـــــای همسانی نیز برخوردار است. همچنین قابلیت‌های بیشتـــــری نسبت به امکـــــانـــــات ســـــاده برنامه‌هـــــایـــــی چون Fax Viewer‌ Windows Picture and دارد. ایـــــن برنامه نه تنها ابزار مناسبی برای مدیـــــریت و مشاهده تصاویر است، بلکه امکـــــان ویرایش ساده تصاویـــر بـــــرای قالب‌هـــــای TIFF، PNG، JPEG، GIF، EMF‌، BMP و WMF ‌را فراهم می‌کنـــــد. بـــــه علاوه از این نرم‌افزار می‌توانید جهت فشرده سازی فایل‌هـــــا در اکثر قالب‌هـای ذکر شده و تبدیل تصاویر از یک قالب به قالب دیگر استفاده کنید. Picture Manager ‌ظاهری شبیه به Windows Explorer‌دارد که ‌آن را در نمای Thumbnails(منوی View‌، گزینه Thumbnails) تنظیم کرده باشید،‌اما دارای امکانات بیشتری است. پنجره سمت چپ Picture Manager ‌بر خلاف Explorer،‌ ‌نمودار سلسله مراتبی از پوشه‌هـــــای موجود در هارددیسک را نمایش نمی‌دهـــــد، بلکه به جای آن حاوی میانبرهـــــای مربوطه به پوشه‌های خـــــاص است. اگــــر تصاویر مورد نظـــــر شما در پوشه‌های مختلفی پراکنـــده شده‌اند، می‌توانید با اضافه کردن یک میانبر برای هر پوشه، مستقیما به آنها دسترسی داشته باشید. اگر می‌خواهیـــــد در تمـــــام قسمت‌هـــــای یک درایو پیمایش کنید، می‌توانید یک میانبر از پوشه‌ای که دارای زیر پوشه است، تهیـه کرده و میانبر مورد نظر را انتخاب کنید و به زیر شاخه‌های آن وارد شوید. به عنوان مثال اگر یک میانبر برای درایو C ‌ایجاد کنید، می‌توانید به تمام قسمت‌های درایو C‌ دسترسی داشته باشید. ‌برای اضافه کردن یک میانبر ‌از منوی File، گـــــزینه Add Picture Shortcut ‌را انتخاب کنید. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصیص میانبـــــر را انتخاب کـــــرده و روی دکمه Add‌ کلیک کنیـــــد. برای اینکه میانبرهـــا به صورت خودکار اضافه شوند، از منوی File گزینه Locate Pictures ‌را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منـــوی کشویی look in‌ درایو مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه OK‌ کلیک کنیـــــد. اگـــــر در این منو، ‌گزینه Local Drives‌ را انتخــاب کنید،‌Picture Manager ‌برای همه پوشه‌هــــای موجـــود در هارددیسک کـــــه حاوی فایل‌هایی در قالب‌های موردنظر باشند، میانبــــر ‌تهیه می‌کنـــــد. برای حذف یک میانبـــر، روی آن کلیک راست کنیــــد (یا پس از انتخاب آن، کلیدهای Shift+F10 ‌را بفشارید) و گزینه Remove Shortcut‌ را انتخـاب کنید. توجــه داشته باشید که روی گزینـــــه Delete کلیک نکنیـــــد،‌ چرا کـــــه اصل پــــوشـــــه و محتویـــــات آن را از روی هــــارددیسک پاک می‌کند. از دیگر امکانات Picture Manager ‌قابلیت تبدیل فایل‌هـــــا از یک قالب به قالب‌های دیگر است؛ برای ایـــــن منظوربعد از انتخاب فایل یا فایل‌های مورد نظر، در منوی File ‌روی گزینه Export‌ کلیک کنید. سپس از فهرست کشویی Export With This FileFormat، ‌قالب نهایی را که یکــــی از موارد PNG،‌JPG، GIF،‌BMP ‌یا TIF است، مشخص کنید. شما همچنین می‌توانید از ابزارهای ویرایشی Picture Manager ‌کـــــه در منوی Picture‌ قرار دارنـــــد، استفاده کنیـــــد. این ابزارها امکاناتی نظیر حذف قرمزی چشم، تنظیم روشنایی و کنتـــــراست، چرخاندن تصویر، ‌تغییـــــر اندازه و فشرده‌سازی را فراهم می‌کنند. اگر از تغییراتی که در تصویر خود ایجاد کرده‌ایـــد، راضی نبودید، با استفاده از گزینه Undo‌ در منوی Edit‌ می‌توانید به مرحله قبل از تغییرات بازگردید. مهم‌تـــــر آنکه تا زمانی که تغییرات خود را به‌وسیله گزینه Save ‌از منوی File ‌ذخیره نکرده‌ باشید، این تغییرات ثابت و پایدار نمی‌شوند. به هنگام بستن Picture Manager‌، اگر فایل ویرایش شده را ذخیره نکـــــرده باشید، برنامه از شما درباره ذخیره آن سوال خواهد کرد. ‌

‌ابزارهــــــای Microsoft Office Document Scanning‌ و Microsoft Office Document Imaging‌: ایــــــــن دو ابـــــــــزار با هم کار می‌کننـــــد؛ بدیـــــن تـــــرتیب کـــــه وقتی یک صفحــه توسط Document Scanning ضبط می‌شود، جهت نمایش و ویرایش به ابزار Document Imaging‌ ارســـــال می‌شـــــود و در مقـــــابل DocumentImaging‌ بــــــــــرای انجـــــام فـــــرآینـــــد اسکـــــن، ‌از Document Scanning‌ استفاده می‌کنــد. این دو ابزار از آن جهت حائز اهمیت هستند که در ترکیب با ویندوز XP، برخی قابلیت‌ها جهت مدیریت اسناد را در اختیار می‌گذارند. هنگامی ‌که Document Scanning‌ را باز می‌کنید، درباره اسکنر مورد استفاده از شما سوال خواهد کرد.اگر این پرسش انجام نشد و شما در سیستم خـــــود بیشتر از یک اسکنر نصب کرده‌اید، روی دکمه Scanner ‌کلیک کنیـــد و از فهرست موجود، اسکنر دلخـــــواه را انتخـــاب کنیـــــد. در ایـــــن پنجـــــره دو کـــــادر علامتـــــی ‌نیـــــز مشاهده می‌کنیـــد. بـــــرای اینکـــــه قبل از هر بـــــار اسکن بتوانیـــــد تنظیمات را بررسی کنیـــــد یـــــا آنهـــــا را تغییـــــر دهیـــــد، گـــــزینـــــه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning ‌را فعال کنید. ‌از طریق ویژگی Preset برنامه می‌توانید بسیاری از تنظیمـــــات را کنترل کنید. برای مشاهده این تنظیمات، روی هر کدام کلیک کرده و دکمه Preset Options‌ را بفشارید. در پنجـــــره باز شده روی Edit Selected Preset‌ کلیک کنیـــــد. (بـــــا استفـــــاده از گزینـــه Create New Presets ‌می‌توانید نوع جدیدی از تنظیمات را ایجاد کنید.) برای مشاهده تنظیمات یا تغییر آنها بـــــا زبانه‌های مختلف و همچنیـــــن گزینه‌های قـــــابل دستیابی از طریق دکمه Advanced ‌کار کنید. در این بین، دو گزینـــــه اهمیت بیشتری دارند. زبانـــــه General‌ را انتخاب کنید تا دکمه Create Shortcut در دسترس قرار گیرد. با کلیک روی ایـــــن دکمـــــه می‌توانیـــــد یک میانبـــــر از Preset جاری در دسک‌تاپ خود بسازیـــــد. بدین ترتیب با دابل کلیک روی میانبر به‌سادگی عملیات اسکن طبق تنظیمات آن Preset انجام می‌شود. در زبانه Processing ‌گزینه OCR ‌را می‌بینید که می‌توانــد متن را در یک سند اسکن شده تصویری، تشخیص دهــــد. ویژگی OCR ‌فــــایل اسکن شده را در Document Imaging قابل جست‌وجــــو کـــــرده و آن را بـــــرای Indexing Service ویندوز XP جهت ارائه قابلیت‌های ابتدایی مدیریت سند، قابل خواندن می‌کند. بدین ترتیب می‌توانیـــــد در یک سنـــــد اسکن شـــــده نیز بــا بهره‌گیری از ویژگی جست‌وجوی ویندوز به دنبال عبارت موردنظر بگردید. همچنیـــــن می‌توانید بـــــا استفاده از منوی Tools و انتخــاب گزینه Send Text to Word، یـــــک سنـــــد را از Document Imaging بـــــه Word منتقل کنیـــــد (البتـــــه اگـــــر در هنگـــــام اسکن، متـــــن تشخیص داده نشـــــده است، ابتـــــدا باید از منـــــوی Tools، گزینه Recognize Text UsingOCR را انتخاب کنید.) یکی دیگر از امکانات مفیـــــد Document Imaging ‌آن است که می‌توانیـــــد در یک سند چند صفحــه‌ای ترتیب صفحات را از طریق درگ کردن و رها کردن (drag&drop) تغییر دهیـد. همچنین می‌توانید صفحاتی را از یک پنجره Document Imaging‌ به پنجره‌ دیگر درگ کنید. برنامه Document Imaging ‌از دو نوع قالب فایلــی پشتیبانی می‌کند: TIFF‌ و MDI برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها بهتر است از قالب TIFF‌ استفاده کنید. اما توجـه داشته باشید که اگر فایلی را در قالب TIFF ‌ذخیره کنید، اطلاعات متنی آن در صورتی که با OCR تشخیص داده شده باشد، از بین خواهد رفت و بنابراین باید مجددا آن را تشخیص دهید. MDI‌ از ایـــــن مزیت برخورداراست که فایل‌هایـــــی با حجم کمتر تولیـــــد می‌کند. مثلا اگر فایلـــــی در قالب TIFF ‌حجمـــی برابر 112‌ مگابایت اشغــال کند، حجم این فایل در قالب MDI‌ به 333 کیلو بایت ‌کاهش می‌یابد.

ابزار Microsoft Clip Organizer‌ : همان‌طور که از نام آن برمی‌آید، ابزاری است برای مدیریت و گردآوری کلیپ‌های هنــری که برخی از آنها روی سیستم نصب می‌شوند و برخی دیگر توسط گزینه Clips Online‌ از منوی Tools قابل دریافت هستند. گزینه Add Clips To Organizer‌ از منوی File‌ هماننـــــد مورد مشابه در بـــــرنامـــــه Picture Organizer‌ امکــــان اضافه کردن کلیپ‌ها بــه‌صورت دستی یا خودکار را فراهم می‌کند. در اینجا نیز می‌توانید به آسانی با کاوش در منوها و بررسی هر یک از گزینه‌ها،‌ ‌کار با این برنامه را یاد بگیرید. به علاوه گزینه Search‌ از منوی View به شما امکان می‌دهد کــه با استفاده از یک کلمـه کلیدی در یک مجموعـه هنری و یا بین مجموعه‌های مختلف به جست‌وجـــــو بپردازیـــــد. برای حذف یک کلمه کلیـــــدی یا تغییر آن، روی کلیپ موردنظر کلیک راست کرده و از منوی باز شده Edit Keywords‌ را انتخاب کنید.

ویزارد  Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard : این ویزارد ‌تنظیمات برنامه‌های Office‌ را ذخیره می‌کند. همچنین می‌توانید تنظیمات ذخیره شده قبلی را نیز بازنشانی کنید. هنگامی ‌که تنظیمـــــات مورد نظـــــر را در یک فــایل ذخیره می‌کنید، تنها با انتقال این فایل به یک کامپیوتر دیگر می‌توانید در یک لحظـــــه تمام این تنظیمات را در برنامه‌های 2003 Office آن سیستـم ‌اعمـــــال کنیـــــد. مثلا هنگـــــام ارتقـــــای کامپیوتـــــر خود بـــــا بهره‌گیری از ایـــــن ویژگی می‌توانید تنظیمات سیستم جدید را سفارشی کنید. ‌

ابزار Microsoft Office Application Recovery : ایــــــــن ابزار ‌اجرای برنامه‌‌های Office‌ را که دچار اشکال شده و اصطلاحا قفل کرده‌اند،‌ خاتمه می‌دهد. همچنین با استفاده از این برنامه می‌توانید کارهای خود را بازیابی کنید.

ابزار Language Settings 2003 MicrosoftOffice‌: این ابزار بـــــه شما امکان می‌دهـد که گزینه‌های زبانی مـــــورد استفـــــاده در برنامه‌هـــــای Office ‌و همچنیـــــن زبـــــان پیش‌فرض را بـــــا حذف یا اضافـــــه کـــــردن زبـــــان مورد نظـر در لیست Enabled تغییـــــر دهیـــــد. بــه عنـــــوان مثال اگـــــر زبان Office ‌را از (.English (U.S‌ به English (.U.K) تغییـــــر دهیـــــد، ویژگـــــی spell-checker، عبارت colour ‌را به عنوان یک کلمـــــه صحیح و لغت color ‌را بــه عنوان کلمه اشتباه علامت گذاری می‌کند.

ابـــــــــــــزار Snapshot Viewer Microsoft OfficeAccess‌: ایـــن ابـــزار بـــه شمـــا امکان تهیه تصویر از گزارشات Access‌ را می‌دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه‌های Office شامل Access موجود است. تهیه تصویر از گزارش ها زمانی مفید است کـــه بخواهیـــد ایــــن اطلاعـــات را بـــا افرادی کـــه Access ‌ندارنــــد، به اشتراک بگذارید: بـــرای این منظور باید یک کپــــی از Viewer‌یا یک پیوند اینترنتـــی برای دریافت برنامه را همراه با تصاویر ارسال کنیـــــد. بــــه‌صـــورت پیش‌فرض فایل Snapview.exe ‌در مسیـــــر C:\ program files\common files \microsoft shared\snapshot viewer قرار دارد. این برنامه از سایت مایکروسافت نیز قابل دریافت است.

ابزار Digital Certificate for VBA Projects: ‌ایـــن ابزار به شما امکان می‌دهد که یک گواهینامه دیجیتالی تهیه کنید. بدون این گواهینامه سیستم امنیتی ماکروهای Office، ‌با ماکروهایی که ایجاد کرده‌اید، به عنوان ماکروهای غیر معتبر برخورد می‌کند و بسته به تنظیمات امنیتی Office‌، ممکن است با هر بار باز کردن فایل حاوی ماکرو از شما بپرسد آیا مایلید ماکروها را فعال کنید و یا به سادگی آنها را غیرفعال می‌کند. با استفاده از این ابزار می‌توانید ماکروهای خود را برای نرم‌افزار Office ‌معتبر کنید. به هـــر حـــال شمـــا بـــا بـــــرخـــــی از برنامه‌هــــــای مفیـــــد و اغلـــــب فراموش‌شده‌ای که در منوی Microsoft Office Tools‌ قرار دارند، آشنا شدیـــــد؛ برنامه‌هایی کـــه بـــرای مدیـــریت عکس‌هـــــا و دیگر فایل‌هـای تصویـــری، تنظیم یک سیستم مدیـــریت اسناد، ایجـــاد گواهینامه برای ماکروها و یا انتشار اطلاعات مـــربوط به Access ‌مفید هستند. هنگام کار با این ابزارها، بیشتر به اهمیت و ارزش آنها پی خواهید برد.